Grazie al digital marketing aumenterai la produttività dei tuoi reparti oppure, se sei un libero professionista, renderai automatici i compiti più ripetitivi e mangia tempo.

Vediamo subito le sette idee su come aumentare la tua produttività in azienda.

1.     CRM: il centro del business, collegalo con tutte le tue attività

Il segreto del successo di un’azienda risiede spesso nella qualità del proprio software CRM, acronimo di Customer Relationship Management. Si tratta di un sistema che è in grado di collegare ogni attività dei diversi reparti in un unico centro di controllo.

Per questa tecnologia non avere paura di compiere un investimento, perché è un fattore vitale per la tua impresa.

Grazie a un CRM, infatti, potrai svolgere numerose operazioni relative all’assistenza clienti, al marketing, alla gestione delle vendite e dei clienti, alla lead generation e a tanto altro.

Il primo e più grande consiglio che posso darti è quello di utilizzare un po’ del tuo tempo per fare delle prove e comprendere quale gestionale si adatta meglio alle tue esigenze.

Una volta che l’avrai selezionato, potrai anche collegarlo a tutti tuoi canali digitali, specialmente a quelli con cui fai acquisizione contatti.

Ad esempio, quando un utente compilerà un modulo sul tuo sito web dovrà entrare automaticamente nei contatti del CRM, etichettato in modo opportuno, così che i tuoi dipendenti sappiano come approcciarlo e interagire con lui per raggiungere un obiettivo.

2.     Onboarding per i dipendenti e istruzioni di utilizzo prodotti per i clienti

Due attività particolarmente ripetitive che potresti automatizzare per rendere più produttiva la tua azienda sono le operazioni di onboarding per i nuovi dipendenti e le spiegazioni di utilizzo dei tuoi prodotti o servizi per i clienti.

Nel primo caso puoi collegarti direttamente al CRM o creare una pagina specifica sul tuo sito web (visibile solo dall’interno dell’azienda), ma potresti anche optare per soluzioni ancora più semplici come una presentazione PowerPoint o un PDF molto dettagliato.

Se riuscirai a creare un prodotto educational sufficientemente specifico aiuterai i nuovi dipendenti a capire subito come muoversi all’interno della tua realtà aziendale. Certo, la formazione face to face rimane insostituibile ma, avendo una base di partenza, sarà molto più rapida. Ti invito a non sottovalutare queste attività perché:

il 78% dei dipendenti pensa che le attività del processo di onboarding non siano state realizzate nel modo corretto e ben il 43% dei manager aziendali sa che i procedimenti messi in atto dall’azienda non sono realmente efficaci. Ispring.it

Nicola Armondi

Allo stesso modo, i nuovi clienti potrebbero aver bisogno di tutorial e istruzioni per utilizzare al meglio i tuoi prodotti o servizi.

Raccoglie le domande che gli vengono poste più spesso e realizza un supporto multimediale (una pagina web del tuo sito, un PDF, un video e tanto altro) in cui fornire le risposte più adatte.

Ora che hai questi due materiali nuovi, automatizzane anche l’invio: per il personale potresti decidere di modificare l’e-mail di benvenuto allegando i link per fruire dell’onboarding, mentre per i clienti potrai allegare i file informativi direttamente ai tuoi prodotti.

3.     Assistenza clienti: chatbot e risposte automatiche

Altra voce che viene spesso automatizzata per migliorare la produttività di tutta l’azienda è l’assistenza clienti. La prima operazione, tuttavia, è stabilire e identificare i canali più adatti.

Infatti, i tuoi utenti possono chiedere assistenza in vario modo: scrivendo e-mail, aprendo una chat, compilando un modulo o telefonando. Sta a te la scelta se mantenere aperti tutti questi canali o se indirizzare le richieste in un unico punto. Dipende dalle risorse a tua disposizione.

La buona notizia è che a prescindere dalla tua decisione ci sono tante tecnologie utili a rendere più efficiente l’assistenza clienti.

Nel caso dei contatti via mail puoi settare delle risposte predefinite che scattano quando il tuo client di posta elettronica incontra determinate parole o mittenti.

Considerando invece le chat, siano esse sul tuo sito web oppure sul tuo profilo social aziendale, puoi utilizzare dei bot addestrandoli a dare le informazioni corrette sulla base di keyword specifiche.

Quando un utente compila un modulo lo fa per ricevere informazioni dettagliate, quindi, potresti inserire una voce di controllo all’interno del form stesso che possa funzionare da spartitraffico suddividendo le richieste per argomento.

In questo modo potrai impostare anche una prassi differente in base alla tematica: alcune porteranno gli utenti a un contatto telefonico, altre a un link sul tuo sito web, altre ancora a un messaggio preimpostato via e-mail e così via.

Infine, il contatto telefonico pur rappresentando una chiara richiesta di interazione umana può essere automatizzato con un responder per scremare e incanalare la tipologia di richiesta verso il reparto più adatto.

4.     Aumenta le vendite ottimizzando i processi di conversione

L’obbiettivo che si cela dietro al desiderio di aumentare la produttività della propria azienda è spesso quello di alzarne anche la redditività e quindi è importante agire anche sulle vendite e le conversioni.

Fino ad ora infatti abbiamo visto strategie e tecniche per ridurre e ottimizzare i costi interni così da ingrandire la forbice tra entrate e uscite, aumentando i profitti.

Adesso però, dobbiamo anche considerare tutte le operazioni che possono aiutarti a far crescere il numero di vendite.

Per farlo ci sono tantissimi metodi e non possiamo esplorarli tutti in un solo articolo, perciò ci limiteremo a tre attività che puoi automatizzare grazie al tuo CRM:

·        stagionalità dell’offerta;

·        buoni sconto nuovi clienti;

·        fidelizzazione per il riacquisto.

La maggior parte dei sistemi gestionali ti offre la possibilità di impostare eventi temporali precisi: possono esserti utili se il tuo business fiorisce in determinate stagioni corrispondenti alle vacanze estive, alle festività natalizie, al rientro a scuola e tanto altro.

Poter prevedere i picchi di vendita ti aiuterà a creare una strategia efficace con largo anticipo e a automatizzarne la messa in atto al momento più opportuno.

Allo stesso modo, per aumentare il numero di ingressi in negozio o di acquisti sul tuo e-commerce puoi offrire dei buoni sconto ai nuovi clienti.

Anche in questo caso il segreto sta nell’automatizzare l’invio e la lettura dei coupon a prezzo ridotto. Questo può essere fatto tramite gestionale, etichettando correttamente il nuovo contatto e impostando il canale per la consegna del buono sconto.

Infine, la fidelizzazione dei clienti è essenziale in quanto: portare al riacquisto chi ha già concluso un ordine da te, costa mediamente nove molte di meno che acquisire un nuovo consumatore.

Certo, questa statistica dipende anche dalla tipologia di business, ma fa ben capire perché dovresti fare attenzione ai tuoi ex clienti.

Con un gestionale potrai impostare un lasso di tempo predefinito che, una volta trascorso, darà il via a una automazione: una notifica al commerciale di fiducia, una e-mail preimpostata con un’offerta speciale, la richiesta di lasciare una recensione o un piccolo sondaggio per scoprire cosa il tuo cliente vorrebbe migliorare del tuo prodotto o servizio.

I metodi per mantenere il legame con chi ha già acquistato sono tantissimi, cerca di scoprire quale si adatta meglio alla tua azienda e automatizzalo per aumentare la produttività.

5.     E-mail automation: crea un percorso strutturato per raggiungere i tuoi obbiettivi

Le e-mail, per quanto non ci piaccia ammetterlo, sono ancora un grande canale per tutte le aziende. Nel corso di quest’articolo abbiamo già visto come creare dei modelli preimpostati possa essere utile in diverse situazioni ma ora vorremmo andare oltre e identificare ulteriori soluzioni per far crescere la tua efficienza.

Esistono tantissimi software e tool online che permettono di creare dei veri e propri funnel di invio mail, con tanto di attivatori e regole di applicazione.

In pratica ti permettono di creare un percorso che, da un punto di ingresso tua scelta, porterà l’utente a compiere una determinata azione, il tuo reale obiettivo.

In base alle azioni che l’utente svolgerà sui tuoi messaggi lungo il percorso, questo assumerà forme diverse: ad esempio se il tuo potenziale cliente non aprirà una determinata e-mail potresti decidere di inviargliene un’altra uguale a distanza di qualche giorno, oppure se deciderà di accettare una tua proposta commerciale a metà del percorso potrai disattivare automaticamente l’invio dei successivi messaggi.

Avrai il pieno controllo sul funzionamento dell’automazione.

6.     Lead Generation

Un ambito vitale per le aziende è continuare ad acquisire nuovi contatti.

Spesso queste attività richiedono un grande dispendio di risorse sia in termini di tempo che, a volte, di denaro, specialmente se ricorri a sistemi pubblicitari come Google Ads. Ecco perché è essenziale migliorarne il rendimento e l’efficienza.

Come abbiamo visto è importante collegare tutti tuoi canali di comunicazione al CRM perché se ancora stai copiando a mano nella tua rubrica gli indirizzi delle persone che hanno compilato un modulo sul tuo sito web, c’è sicuramente qualcosa da migliorare.

Sempre rimanendo nell’esempio dei form sul sito, potresti pensare a un piccolo incentivo per gli utenti, altrimenti molti di loro potrebbero non avere nessuna motivazione a compilarli.

Prepara magari dei contenuti utili e rilevanti, pensati appositamente per risolvere le problematiche tipiche dei tuoi potenziali clienti, mettendoti nei loro panni.

Non prepararne uno solo, ma cerca di farne tanti e associali a diverse attitudini e predisposizioni degli utenti. Alcuni rendili disponibili in modo gratuito sul tuo sito web e altri invece mettili a disposizione solo in cambio di un indirizzo e-mail o di un numero di telefono e della disponibilità ad essere ricontattati.

Certo, molti sceglieranno di fruire solo i contenuti aperti, ma le persone realmente interessate non si faranno limitare da una semplice richiesta della propria e-mail.

In questo modo avrai un database di persone che hanno mostrato una buona predisposizione verso i tuoi prodotti e servizi o verso i problemi e i bisogni che possono risolvere.

Il grande vantaggio di questo sistema è che il database crescerà nel tempo senza che tu debba destinare ulteriori risorse a questo canale.

Cosa farne nel database è una scelta che spetta a te e al tuo reparto commerciale: puoi inviargli delle e-mail automatiche, ricontattarli telefonicamente, offrire delle prove gratuite e tanto altro.

7.     Prenotazioni

L’ultimo ambito in cui è facile aumentare la produttività grazie alle tecnologie digitali è il sistema di prenotazioni. Attenzione, non stiamo parlando solo di riservare un tavolo al ristorante, ma potrebbero essere anche appuntamenti di lavoro, richieste di consulenza, call di assistenza e molto altro.

Un tempo c’erano segretari e segretarie che fissavano gli impegni su un’agenda cartacea, ma oggi esistono software che possono aiutarti a raggiungere il medesimo risultato.

Grazie a questi sistemi potrai impostare fasce orarie precise di disponibilità, nelle quali gli utenti potranno prenotare e usufruire così di un tuo prodotto o servizio.

È possibile collegare questi software al tuo CRM e inserirli anche nei tuoi canali digitali come il sito web.

Ogni volta che un utente effettuerà una prenotazione la tua agenda si aggiornerà e il potenziale cliente successivo non vedrà più quella specifica disponibilità oraria, così da evitare ogni tipologia di inconveniente.

Questi software permettono anche di automatizzare l’invio di notifiche e remainder per non scordarsi dell’appuntamento, sia a te (o al tuo dipendente incaricato di espletare l’incontro) sia al tuo cliente.

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Riepilogo delle tecniche digitali per aumentare la produttività dell’azienda

Abbiamo visto come aumentare la produttività della propria azienda sfruttando le tecnologie legate al mondo del digital marketing porti alcuni vantaggi: è possibile ridurre i costi operativi e aumentare i profitti, liberando risorse essenziali, come dipendenti e tempo, dai compiti ripetitivi e poco redditizi.

Potrai agire in varie direzioni, sia verso le operazioni interne dell’azienda che verso l’esterno.

Nel primo caso si tratta spesso di automatizzare e uniformare le informazioni grazie a un software CRM, un gestionale. Quest’ultimo, tuttavia, è essenziale anche per alzare la produttività semplificando tutti i processi che guardano ai potenziali clienti.

Puoi utilizzare chatbot per l’assistenza, software di prenotazioni per gli appuntamenti commerciali, e-mail automatiche per mantenere alta l’attenzione di chi ha già acquistato e per creare interesse in chi invece non è ancora pronto a farlo.

Grazie alla tecnologia è sempre più facile disporre di automazioni efficaci e ridurre così l’impatto economico delle attività manuali, perché non utilizzarle?